Регламент должен быть не «мёртвым» документом в общей папке, а рабочим: по нему можно понять, что делать, кто за что отвечает и где лежат инструкции. Разбираем, как описать регламент процесса и где его хранить в 2026 году, чтобы им реально пользовались.
Регламент и инструкция: в чём разница
Регламент — правила и порядок: кто, когда, в какой последовательности, с какими критериями. Ответственность, сроки, эскалация. Часто текст + таблицы, реже пошаговые скриншоты.
Инструкция — как именно выполнить действие: куда нажать, что ввести, что проверить. Пошагово, со скриншотами.
В регламенте можно писать: «шаг 3 выполняется по инструкции [ссылка]». Так регламент остаётся компактным, а детали — в актуальных пошаговых гайдах.
Как описать регламент процесса
Цель и границы — зачем процесс, что входит и что не входит. Одна-две фразы.
Участники и роли — кто инициирует, кто выполняет, кто проверяет, кто утверждает. Таблица или список.
Этапы по порядку — что происходит на каждом этапе, вход и выход (что должно быть готово к следующему шагу). Нумерованный список или схема.
Сроки и критерии — сколько времени отводится на этап, что считать выполненным. Это снижает споры «мы уже сдали» / «нет, не сдали».
Ссылки на инструкции — где пошаговые гайды (внутренняя база, Confluence, Steppo и т.д.). Регламент не дублирует скриншоты, а отсылает к ним.
Исключения и эскалация — что делать при сбое, к кому обращаться. Коротко.
Формат: документ (Google Docs, Notion, Word) или страница в базе знаний. Главное — один утверждённый источник и дата последнего обновления.
Где хранить регламенты в 2026 году
База знаний / вики (Confluence, Notion, корпоративный портал) — регламенты рядом с инструкциями, поиск по разделам. Удобно, если уже ведёте базу.
Общая папка с доступом — простой вариант, но риск дублей и устаревших версий. Обязательно единое именование и «дата обновления» в названии или в документе.
Платформа для инструкций и процессов — регламент как страница с этапами и ссылками на пошаговые инструкции. Плюс — всё в одном месте: и правила, и «как сделать».
Критерий выбора: где люди уже ищут информацию. Если привыкли к Confluence — храните там; если работаете через инструкции в отдельном сервисе — логично держать регламенты там же или давать оттуда ссылки.
Как поддерживать регламенты в актуальности
Ответственный за процесс — один человек или роль, кто обновляет регламент при изменении процесса.
Регулярный пересмотр — раз в квартал или после инцидентов: актуален ли текст, работают ли ссылки на инструкции.
Обратная связь — если исполнители говорят «так уже не делаем», вносить правки и фиксировать дату обновления.
Живой регламент — тот, по которому можно действовать сегодня. Один раз описали и забыли — путь к хаосу.
Короче говоря
Регламент процесса описывает кто, что, в каком порядке и по каким критериям; пошаговые детали — в инструкциях по ссылкам. Хранить лучше в базе знаний или платформе, где уже ведут инструкции. Важно назначить ответственного и периодически обновлять регламент, чтобы он не устаревал.
В Steppo можно вести пошаговые инструкции и собирать из них процессы; удобно связывать регламенты со ссылками на гайды. Попробовать →