Новый сотрудник вышел на работу — и вместо того чтобы сразу приносить пользу, неделями ходит на созвоны, переспрашивает одно и то же и разбирается в процессах по обрывкам информации из чатов. Руководитель и коллеги снова тратят десятки часов на объяснения, хотя могли бы один раз зафиксировать процессы и дать новичку готовые инструкции. Разбираем, как сократить время онбординга в 2026 году без потери качества: чек-лист, частые ошибки и инструменты, которые реально экономят время.
Почему онбординг затягивается
Типичная картина: новичку выдают доступы, показывают «как у нас принято» в личных созвонах, скидывают ссылки на Confluence или папки с регламентами. Проблемы такого подхода:
Нет единого формата — часть знаний в голове у экспертов, часть в чатах, часть в устаревших документах. Новичок не понимает, чему верить и с чего начать.
Повторяющиеся объяснения — каждый новый сотрудник слышит одно и то же от одних и тех же людей. Время экспертов и руководителей уходит на цикл «объяснил — забыли — объяснил снова».
Долгая «раскачка» — пока новичок соберёт картину по кусочкам, проходят недели. Результат работы появляется с задержкой, а ощущение хаоса снижает удержание.
Цель онбординга — не «провести как можно больше созвонов», а за минимальное время довести человека до состояния «могу выполнять ключевые задачи по готовым инструкциям». Для этого процессы нужно один раз описать, собрать в одном месте и сделать удобными для самостоятельного прохождения.
Чек-лист онбординга: что сделать до выхода новичка
Подготовка до первого дня сильно сокращает время ввода в должность.
До выхода сотрудника
Подготовить доступы — почта, мессенджеры, CRM, внутренние системы. Чтобы в первый день не тратить время на «заявку в IT».
Собрать или обновить инструкции по ключевым процессам — что новичок должен уметь делать в первую неделю: оформить сделку, выставить счёт, завести обращение в поддержку, отчитаться по задаче. Каждый процесс — пошаговая инструкция с скриншотами и пояснениями.
Назначить наставника или контактное лицо — кто отвечает на вопросы по процессам и куда писать в нестандартных ситуациях.
Зафиксировать первый день и первую неделю — что именно делает новичок (знакомство с командой, прохождение инструкций, первая задача по чек-листу). Так и новичок, и руководитель понимают критерий «онбординг идёт по плану».
В первый день и первую неделю
Выдать один «входной» документ — ссылка на папку или базу знаний с онбординг-инструкциями. Не «спроси у кого-нибудь», а «вот список инструкций, пройди по порядку».
Дать 1–2 живых созвона — знакомство с командой и ответы на вопросы по инструкциям. Остальное — по материалам.
Проверить прохождение — новичок прошёл ключевые инструкции, выполнил тестовую задачу. Если что-то застряло — видно по шагу или по вопросу, точечно дообъяснить.
Когда инструкции уже есть и лежат в одном месте, время онбординга сокращается: меньше созвонов, меньше повторений, новичок быстрее выходит на результат.
Типичные ошибки при онбординге
Ошибка 1: «Покажем в процессе». Без заранее подготовленных материалов каждый новичок получает разный объём информации и в разном порядке. Итог — разное время выхода на результат и лишняя нагрузка на тех, кто «показывает».
Ошибка 2: Инструкции в общих документах без шагов. Длинный текст или презентация без пошаговых действий («нажми сюда», «выбери это») заставляют новичка гадать. Пошаговые инструкции с скриншотами сокращают время разбора и число уточняющих вопросов.
Ошибка 3: Материалы разбросаны по чатам и почте. Новичок не знает, что актуально, а что устарело. Один источник правды — папка или база с онбординг-инструкциями, обновлёнными по версиям.
Ошибка 4: Нет обратной связи по прохождению. Непонятно, на каком шаге человек застрял и прошёл ли он материал вообще. Простая аналитика просмотров или короткий чек-лист «что сделал в первую неделю» помогают точечно помогать и улучшать инструкции.
Избегая этих ошибок и делая ставку на готовые пошаговые инструкции в одном месте, вы уже сокращаете время онбординга и нагрузку на экспертов.
Какие инструменты помогают сократить время онбординга
Базы знаний и вики (Confluence, Notion и аналоги) — хранят документы и регламенты. Минус: инструкции часто пишут вручную, обновлять скриншоты и шаги долго, формат не всегда пошаговый.
Видеоинструкции — наглядны, но долго снимать и править; при изменении интерфейса нужно перезаписывать. Хороши как дополнение к текстовым пошаговым гайдам.
Автоматическая запись действий — инструменты, которые фиксируют ваши действия в программе (клики, переходы, ввод) и собирают из них пошаговую инструкцию со скриншотами. Вместо часов ручной сборки — минуты на запись и правку. Удобно для онбординга: один раз прошёл процесс — получил готовый гайд для новичков.
Платформы для пошаговых инструкций и интерактивных туров — объединяют запись, редактирование и выдачу инструкций в одном месте. Можно вести онбординг-папки, обновлять шаги централизованно и при необходимости смотреть аналитику (кто что прошёл).
Выбор зависит от объёма процессов и готовности поддерживать материалы. Для быстрого онбординга особенно полезны форматы «записал один раз — раздал многим» и «всё в одном месте с актуальными скриншотами».
Как измерить результат
Чтобы понимать, удалось ли сократить время онбординга, полезно зафиксировать 2–3 метрики:
Время до первой самостоятельной задачи — сколько дней от первого дня до выполнения первой «боевой» задачи по инструкции.
Количество созвонов/часов экспертов на одного новичка — тренд вниз при хороших инструкциях.
Обратная связь новичков — насколько понятны материалы, на каком шаге возникают вопросы (это подсказка, что доработать).
Даже простой учёт «прошёл инструкции да/нет» и «первая задача сдана в такой-то день» уже даёт основу для улучшений.
Кратко: что сделать, чтобы сократить время онбординга в 2026 году
Подготовить до выхода новичка — доступы, пошаговые инструкции по ключевым процессам, один входной документ (папка/база с онбордингом).
Сделать инструкции пошаговыми — с скриншотами и явными действиями, а не только общим текстом.
Хранить всё в одном месте и обновлять при изменении процессов, чтобы не плодить устаревшие копии в чатах.
Сократить повторяющиеся созвоны — оставить минимум на знакомство и разбор вопросов, остальное — по материалам.
Использовать инструменты с записью по действиям — быстрее создавать и обновлять инструкции, меньше ручной работы над скриншотами и текстом.
Чем раньше новичок получает понятные, актуальные инструкции и может проходить их самостоятельно, тем короче время онбординга и тем меньше нагрузка на команду. Один раз зафиксировали процессы — многие сотрудники пользуются ими без десятков часов объяснений.
Steppo — платформа для создания пошаговых инструкций и интерактивных туров: запись действий в браузере или на рабочем столе, автоматическая генерация шагов и скриншотов, единое место для онбординг-материалов. Создать первую инструкцию для онбординга бесплатно →