Техническое письмо — это широкое понятие, но его основная цель заключается в том, чтобы помочь людям понять сложные идеи. Копирайтерам этот навык необходим при создании самой разной документации: от пользовательских руководств по продукту и технических спецификаций до рабочих инструкций для сотрудников.
В этом руководстве мы объясним, что такое техническое письмо и для каких документов требуется этот стиль изложения.
Что такое техническое письмо?
Распространённое определение технического письма — «упрощение сложного», так как его задача состоит в том, чтобы ясно объяснять трудные концепции. Этот подход предполагает использование простого и лаконичного языка, который помогает экспертам делиться знаниями с читателями.
Хотя термин часто используется в контексте разработки программного обеспечения и инженерии, техническое письмо применяется гораздо шире — в различных специализированных областях, включая бизнес и финансы. Компании нанимают технических писателей для создания разных видов документации: стандартных операционных процедур (SOP), руководств пользователя, инструкций по устранению неполадок и аналитических материалов (white papers).
4 типа технического письма
Познакомьтесь с распространёнными примерами технического письма, чтобы расширить свою базу знаний.
1. Документация для конечных пользователей
Эти документы содержат инструкции и информацию, которые помогают клиентам использовать продукт или услугу. Такая документация требует особого внимания: в ней часто рассматриваются технически сложные вопросы, но при этом она должна быть понятной любому читателю, независимо от уровня его подготовки.
Руководства по устранению неполадок
Они помогают пользователям решать типичные проблемы без обращения в службу поддержки. Обычно такие документы содержат перечень ошибок и инструкции по их устранению. Используя шаблон руководства по устранению неполадок, можно составить инструкции, которые позволят людям самостоятельно решать свои проблемы, экономя время и силы вашей команды поддержки.
Руководства пользователя
Они дают клиентам информацию, необходимую для эффективного использования продукта. В них включаются пошаговые инструкции, меры предосторожности и советы по обслуживанию.
2. Техническая документация
Техническая документация предназначена для специалистов в конкретных отраслях. Такие материалы могут содержать сложную терминологию, так как рассчитаны на экспертов, и требуют от автора глубоких знаний предмета, чтобы информация была точной.
Документация по API
Этот вид программной документации объясняет разработчикам, как использовать интерфейс прикладного программирования (API). Обычно такие руководства включают быстрые справочники, инструкции «как сделать» и практические примеры. Каждая система уникальна, и эти документы помогают понять особенности её работы.
Технические спецификации
В них описываются функциональные и нефункциональные требования проекта, формируется единый источник достоверной информации для всех участников. Спецификации разбивают задачи на части, что снижает риск недопонимания и помогает команде двигаться в правильном направлении.
Технические отчёты
В отчётах фиксируются исследования, задачи и результаты работы команды. Обычно такие документы создаются для записи процесса разработки и деталей продукта. Составлять отчёт во время проекта или сразу после его завершения считается лучшей практикой, так как это помогает избежать потери важных деталей.
3. Документы компании
Организационная документация фиксирует политики, доносит корпоративные стандарты и обучает новых сотрудников процессам и процедурам. Этот тип технического письма требует разных уровней подачи: базовые инструкции должны использовать простые формулировки, а политики — включать юридические термины.
Стандартные операционные процедуры (SOP) и рабочие инструкции
SOP и рабочие инструкции описывают выполнение процесса от начала до конца, помогая сотрудникам соблюдать корпоративные стандарты и добиваться стабильных результатов. Точное объяснение шагов гарантирует, что каждый сотрудник сможет выполнить задачу правильно, независимо от опыта.
Генератор пошаговых инструкций Steppo позволяет создавать понятные инструкции за считанные минуты. Достаточно включить наше расширение для браузера или десктопное приложение и выполнить задачу как обычно. AI-инструмент опишет все ваши действия на экране, сформировав детальное руководство с аннотированными скриншотами.
Политики
Политики фиксируют ожидания компании в отношении ответственности и корректного поведения. Эти документы должны находить баланс между техническими и простыми формулировками: использовать официальные юридические термины, но при этом оставаться понятными, чтобы избежать недопонимания.
4. Предложения
Предложения помогают объяснить цели и продукты компании для привлечения новых клиентов и получения поддержки руководства. Техническим писателям здесь нужно глубокое знание бизнеса, чтобы создавать содержательные, убедительные и информативные материалы.
Предложение о партнёрстве
Такие документы описывают возможное сотрудничество между несколькими компаниями или специалистами. В них указываются условия, рамки, роли и обязанности сторон. Также они объясняют общие выгоды и способы оценки успеха.
Эти документы требуют особого внимания к уникальным целям каждой стороны. Преимущества партнёрства нужно объяснять простым языком, чтобы ожидания были прозрачными, а у сторон оставалась единая точка отсчёта для предотвращения будущих конфликтов.
Предложение по проекту
Похоже на предложение о партнёрстве, но посвящено отдельной инициативе, обычно внутренней. В нём также указываются задачи, роли, метрики успеха и выгоды, но фокус идёт не на долгосрочном сотрудничестве, а на конкретном проекте.
Чтобы получить одобрение проекта, в документ можно включить оценку рисков, планируемый бюджет, анализ затрат и выгод или описание доступных ресурсов.
Как стать техническим писателем в своей компании
Техническое письмо важно для любой организации, и при правильном подходе вы можете начать создавать полезные технические документы уже сегодня. Вот несколько советов, которые помогут улучшить навыки письма и создавать качественный контент.
Начинайте с шаблонов
Использование шаблона даёт чёткую структуру и гарантирует, что документ будет содержать всю необходимую информацию. Например, готовый макет может показать разработчикам, как оформить технический отчёт, без лишних часов на изучение формата — это экономит время и силы.
Используйте правильные инструменты
Программы для технического письма, такие как Steppo, помогают быстро собирать и представлять сложную информацию. Они генерируют наглядные материалы, детализированный текст и удобные подсказки, чтобы любой сотрудник мог быстро разобраться в сложной теме.
Steppo поддерживает пользователей на всех этапах подготовки документации, позволяя каждому члену команды создавать материалы вне зависимости от уровня технической подготовки.
Правильные инструменты также держат команду в курсе: стандарты могут меняться очень быстро, и обновления в реальном времени гарантируют, что все сотрудники узнают о новых лучших практиках и ресурсах.
Работайте с экспертами в предметной области
Общайтесь с ключевыми сотрудниками и изучайте их методы работы, чтобы готовить документацию, которая соответствует процессам вашей организации.
Собрать практики команды можно напрямую с помощью приложения Steppo для документации. Попросите сотрудников использовать Steppo в течение обычного рабочего дня, и AI-инструмент подробно опишет их действия, формируя руководства, созданные на основе лучших практик вашей компании.
Стремитесь к постоянному улучшению
После подготовки черновика побуждайте команду делиться мыслями и комментариями. Технические материалы становятся лучше, когда в них вносят вклад разные люди. Любое руководство должно быть понятным и лаконичным, поэтому вторая точка зрения всегда полезна.
С помощью Steppo обратная связь становится проще: достаточно настроить права доступа, и коллеги смогут редактировать руководство или оставлять комментарии.
Основные советы и приёмы технического письма
Хотя такие инструменты, как Steppo, берут на себя основную работу, следующие лучшие практики помогут вам улучшить свою документацию:
Понимайте аудиторию. В техническом письме важна цель. Нужно учитывать, для кого предназначен документ, чтобы выбрать правильную структуру и язык. Например, руководство для пользователей должно избегать жаргона, а документация по API, наоборот, обязана использовать технические термины, чтобы разработчики могли правильно применить инструкции.
Собирайте данные и исследуйте тему. Проводите исследования и беседуйте с экспертами, чтобы получить релевантную информацию. Техническая документация должна быть максимально точной — только так она будет полезной и снизит риски.
Будьте лаконичны. Используйте чёткий и простой язык, чтобы быстро доносить идеи. Если без сложной терминологии не обойтись, добавляйте определения в текст или сноски.
Добавляйте ссылки и источники. Ссылайтесь на видео, статьи и внутренние документы компании, чтобы сделать руководство целостным. Это позволяет сотрудникам быстро находить пояснения и избавляет текст от перегрузки.
Используйте визуальные материалы. Иллюстрации повышают понимание, особенно в сложных темах. Где возможно, добавляйте скриншоты, схемы, видео или GIF-анимации.
Поднимите процесс технического письма на новый уровень с Steppo
Steppo — это идеальная платформа для технического письма, которая позволяет создавать детализированные инструкции и руководства за считанные секунды. Автоматизированный AI переводит сложные темы в доступные документы, которые понятны каждому сотруднику.
С помощью
Steppo вы также можете фиксировать важные практики компании и легко делиться знаниями. Собирайте технический опыт ваших лучших сотрудников и передавайте его новичкам, чтобы сохранить экспертизу внутри команды.
Создавайте точную и нацеленную документацию без лишних усилий вместе с Steppo.