Единый шаблон инструкции помогает и автору, и читателю: не нужно каждый раз придумывать структуру, а сотрудники привыкают к одному формату. Ниже — зачем нужен шаблон, из каких блоков он состоит и пример заполнения.
Зачем нужен шаблон
Единообразие — все инструкции в компании выглядят и читаются одинаково, проще искать и сравнивать.
Ничего не забыть — чек-лист разделов подсказывает, что добавить: цель, шаги, частые ошибки, контакты.
Быстрее писать — не думаешь над структурой, заполняешь готовые блоки.
Проще обновлять — при изменении процесса правишь только нужные разделы, структура остаётся.
Шаблон можно адаптировать под тип задач: операционные инструкции, онбординг, работа в CRM, поддержка.
Структура шаблона
1. Название инструкции
Формулировка задачи: «Как оформить отпуск в 1С», «Как обработать обращение в поддержке».
2. Для кого
Кратко: должность или роль (например, «менеджер по продажам», «оператор колл-центра»).
3. Когда использовать
В какой ситуации нужна инструкция (регулярная задача, исключительный случай, при определённом условии).
4. Что понадобится
Доступы, права, ссылки, шаблоны, учётные записи.
5. Шаги выполнения
Нумерованный список. Один шаг — одно действие. К ключевым шагам — скриншот с выделением элемента.
6. Частые ошибки / Важно
2–4 типичные ошибки или нюанса и как их избежать.
7. Что делать, если не получилось
Куда обратиться, ссылка на тикет, контакт ответственного.
8. Дата и автор
Когда инструкция создана или обновлена, кто ответственный за актуальность.
Пример заполнения
Название: Как завести лид в CRM из входящей заявки.
Для кого: Менеджер по продажам.
Когда использовать: Когда пришла заявка с сайта, формы или мессенджера и нужно зафиксировать лид в CRM.
Что понадобится: Доступ в CRM (роль «Менеджер»), ссылка на CRM: crm.company.ru.
Шаги:
Откройте раздел «Лиды» в левом меню.
Нажмите «Добавить лид».
Заполните поля: Имя, Телефон, Email, Источник (выберите «Сайт» или «Мессенджер»).
В поле «Комментарий» вставьте текст заявки.
Нажмите «Сохранить».
Назначьте ответственного (ваше имя или руководителя) и при необходимости поставьте напоминание.
Частые ошибки: Не выбирайте источник «Вручную», если заявка пришла с сайта — иначе отчётность по каналам будет неверной. Дубликаты по телефону система подсветит — проверьте, не создан ли лид ранее.
Если не получилось: Нет доступа или не сохраняется — в чат #crm_support. Ошибка при создании лида — скриншот в тикет
support@company.ru.
Обновлено: 12.03.2026, ответственный — отдел продаж.
Такой шаблон инструкции для сотрудников можно копировать под любую задачу и заполнять под свой процесс.
Готовый пример инструкции
В Steppo можно вести инструкции по единой структуре и обновлять их без потери формата.